Kosten im Arbeitsalltag senken

Die 4 wichtigsten Tipps im Überblick

Kosteneffizienz ist für jedes Unternehmen wichtig, um langfristig im Wettbewerb bestehen zu können. Doch gerade kleine und junge Unternehmen sind hier besonders gefordert, um eine Basis für eine langfristig positive Entwicklung zu schaffen. Auch wenn die Insolvenzzahlen für Unternehmen in Österreich nach Informationen des Kreditschutzverbandes 1870 im ersten Quartal 2015 um 12,3% zurückgegangen sind, lauert gerade für kleine Unternehmen die Insolvenz-Problematik als stetiger Begleiter. Im Bereich der Kosteneffizienz lassen sich bereits die alltäglichen Kosten im Arbeits- und Büroalltag senken und somit ein nicht unerhebliches Sparpotenzial ausschöpfen. Dieser Ratgeber soll einige Tipps in diesem Bereich näher erklären.

1.Energiekosten senken – einfache Maßnahmen führen zum Erfolg

Ein gutes Energiemanagement ist gerade in Produktionsunternehmen ein absolutes Muss. Darüber hinaus lässt sich jedoch auch im Büroalltag der Energieverbrauch deutlich senken. Folgende einfache Maßnahmen führen zu ersten Erfolgen:

• Die Heizung soll vor allem während der Hauptgeschäftszeit im Winter ihren Dienst tun. Zum Feierabend ist Heizen jedoch ineffizient, da niemand davon profitiert. Hier ist es ratsam, entweder die Mitarbeiter an entsprechende Regelungen heranzuführen oder spezielle Thermostate anzuschaffen, die das Heizungsmanagement übernehmen und somit die Kosten senken.


• Geräte im Standby-Modus verbrauchen unnötig Strom. Aus diesem Grund ist es am besten, zum Feierabend alle Computer (wenn möglich) und weitere Geräte auszuschalten. In Deutschland ergeben
  
  

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  sich durch nicht ausgeschaltete Monitore laut einer MMD-Studie aus dem Jahr 2013, die auf n24.de zitiert wurde, Standby-Kosten in Höhe von 480 Millionen Euro.


• In Korridoren oder Geräteräumen kann zudem eine Beleuchtung mit Bewegungsmeldern dafür sorgen, dass die Leuchten nur dann in Betrieb sind, wenn sich auch tatsächlich jemand in den Räumlichkeiten aufhält. In Büros sollte das Licht zudem immer dann ausgeschaltet werden, wenn sich niemand darin befindet.

2.Büromaterialien gemeinsam bestellen – durch Sammelbestellungen sparen

Büromaterialien wie Papier, Stifte und Briefumschläge werden trotz des Siegeszugs der elektronischen Kommunikation nach wie vor benötigt. Gerade in größeren Unternehmen kommt es nicht selten vor, dass verschiedene Mitarbeiter bei Bedarf Bestellungen von entsprechenden Materialien durchführen. Dies ist insgesamt ineffizient und bringt zusätzliche Kosten mit sich. Sammelbestellungen von Abteilungen oder sogar ganzen Unternehmen bringen hingegen unschätzbare Vorteile mit sich:

• Durch den höheren Bestellwert lässt sich ein höherer Rabatt aushandeln.


• Versandkosten müssen nur einmal bezahlt werden.


• Der Bedarf wird zielgenauer gedeckt und es kommt nicht zu Überbestellungen.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, in jeder Abteilung oder sogar im ganzen Unternehmen eine zentrale Bestellung von Büromaterialien einzuführen. Eine Bedarfsplanung kann zudem auf bald anstehende Engpässe eingehen, so dass keine Störungen im Betriebsablauf zu befürchten sind.

3.Druckkosten senken – verschiedene Maßnahmen sorgen für Kostenvorteile

Ob Geschäftskorrespondenz, interne Planungen oder Buchhaltungsunterlagen – in einem Unternehmen fallen nach wie vor zahlreiche Druckaufträge an. Durch einige zielgenaue Maßnahmen lassen sich die Kosten für den Druckbedarf mitunter deutlich senken:

• Druckerpatronen sind keine günstige Angelegenheit und können gerade bei größerem Bedarf die Kostenbilanz deutlich negativ beeinflussen. Für die meisten Druckaufträge ist die Originalpatrone jedoch nicht erforderlich, da günstige Druckertinte oder entsprechender Toner zumindest ähnliche Qualität erreicht. Auf der Webseite von Tonerpartner wird der Qualitätsunterschied genauer erklärt und zudem das große Sparpotenzial aufgezeigt, was sich durch die besonders günstigen Preise ergibt.


• Natürlich kommt es in Unternehmen immer wieder zu Fehldrucken, die im Altpapier landen. Dies ist jedoch gar nicht unbedingt notwendig, da interne Papiere keine Schönheitspreise gewinnen müssen. So stellt es kein Problem dar, auf der Rückseite von Fehldrucken Gesprächsnotizen zu vermerken oder Planungen aufzuschreiben. Auf diese Weise können Unternehmen viel Papier sparen und zudem auch noch etwas Gutes für die Umwelt tun.


• Die Einrichtung verschiedener Druckprofile ist ebenfalls sehr hilfreich, um Druckertinte oder Toner zu sparen. Für interne Schreiben lassen sich dabei beispielsweise Spar-Druckprofile nutzen, während Dokumente für Kunden eine besonders gute Qualität aufweisen sollten.

4.Durch Ordnung die eigene Effizienz steigern

Wer kennt nicht das Problem, aufgrund von sich stapelnden Unterlagen eine Akte plötzlich 10 oder 15 Minuten lang zu suchen? Unordnung führt also nahezu zwangsläufig zu Ineffizienz. Intelligente Ordnungssysteme oder gewisse Ablaufplanungen können hier Abhilfe schaffen und die Ordnung im Büro dauerhaft herstellen. Auf diesem Weg haben Unternehmen die Chance, Effizienzverluste zu vermeiden und somit die effektiven Kosten letztlich deutlich zu senken. Natürlich funktioniert dies nur bis zu einem gewissen Punkt und ein bestimmter „Unordnungs-Pegel“ schleicht sich selbst im ordentlichsten Büro ein. Wer allerdings aktiv an einer besseren Ordnung arbeitet, wird hier mittelfristig durchaus Erfolge sehen können.

Die Auflistung dieser Maßnahmen ist bei weitem nicht abschließend und könnte nahezu endlos ergänzt werden. Jedoch handelt es sich bei den hier vorgestellten Tipps um Sparmöglichkeiten, die relativ schnell zählbare Effekte für die Kostenstruktur mit sich bringen.

Mit Kosteneffizienz zum Erfolg – für Unternehmen eine Schlüsselposition

Gerade kleine und mittlere Unternehmen sind am Markt nicht selten einem enormen Kostendruck ausgesetzt. Durch die hier vorgestellten Maßnahmen lassen sich auf einfache Art und Weise die alltäglichen Kosten im Arbeitsablauf minimieren, ohne große Investitionen durchführen zu müssen. Natürlich kommt es immer auch auf den jeweiligen Betrieb an, denn nicht überall fallen die Kosten in den angesprochenen Bereichen gleich hoch aus. Darüber hinaus ersetzt Kosteneffizienz in diesen Bereichen nicht ein konkurrenzfähiges Produkt oder eine entsprechende Dienstleistung. Doch unter dem Strich kann es nicht schaden, sich die Energiekosten, die Druckkosten sowie den Aufwand für Büromaterialien einmal genauer anzuschauen und die Abläufe im eigenen Unternehmen zu optimieren.

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