Monatsabschluss einfacher gestalten: das sollte beachtet werden

Manuelles Sammeln, Ausdrucken und Abheften von einzelnen Papierbelegen: Der Monatsabschluss gehört in vielen Unternehmen zu einem festen und zeitintensiven Bestandteil des Alltags. Immer wieder kommt es bei der Aufstellung des Monatsabschlusses auch zu nervenaufreibendem Chaos, da nötige Belege oft nicht mehr auffindbar sind. Da dies nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld kostet, beschäftigt sich der folgende Beitrag damit, wie der Monatsabschluss effizienter, schneller und einfacher gestaltet werden kann.

Wer muss einen Monatsabschluss erstellen?

Der Monatsabschluss gilt als Zwischenbericht, der allerdings für kein Unternehmen verpflichtend ist. Börsenorientierte Unternehmen müssen als einziges einen Zwischenbericht erstellen, aber auch hier handelt es sich nur um einen Halbjahresschluss. Dennoch investieren zahlreiche große sowie auch kleine und mittlere Unternehmen die Zeit, um freiwillig den Monatsabschluss zu erstellen. Die Erstellung des Monatsabschlusses ist nämlich eine wichtige Vorarbeit für den Jahresabschluss – welcher wiederum für alle Unternehmen verpflichtend ist. Der Monatsabschluss kann dabei als kleiner Jahresabschluss angesehen werden, da er dieselben Tätigkeiten beinhaltet.

Warum sollte der Monatsabschluss erstellt warden?

Mit Hilfe des regelmäßigen Monatsabschlusses kann nicht nur der Jahresabschluss wesentlich schneller und einfacher erstellt werden, die Vorarbeit bringt noch weitere Vorteile mit sich. So dient der Monatsabschluss als Kontrollfunktion: Der Bericht ermöglicht es Unternehmen, einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und die aktuelle finanzielle Lage des Unternehmens zu erlangen. Damit gleicht der Monatsabschluss dem Jahresbericht. Doch der entscheidende Unterschied besteht darin, dass die Finanzen laufend im Blick behalten werden. Der Monatsabschluss erlaubt es also, die Schwachstellen und Möglichkeiten des aktuellen Geschäftsjahres zeitnah sichtbar zu machen. Somit kann rasch auf Veränderungen reagiert und eingegriffen werden.

Monatsabschluss effizienter gestalten

Trotz der Vorteile braucht die Erstellung des Monatsabschlusses viel Zeit und bedeutet einen großen Aufwand für die Buchhaltung – zumindest wenn die Arbeit manuell erledigt wird. Die Arbeitsschritte und Prozesse können aber ganz einfach effizienter und einfacher gestaltet werden, indem auf eine digitale Buchhaltung umgestellt wird. Hierfür eignen sich komplett digitale Ausgabenlösungen, welche den Großteil der Prozesse automatisieren und so für maximale Effizienz sorgen. Die Anwendung basiert auf physischen und virtuellen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter, welche in unbegrenzter Anzahl beantragt werden können. Jede Karte ist dabei individualisierbar und personalisiert – so können bei der Beantragung beispielsweise ein Verwendungszweck sowie ein Limit festgelegt werden. Dadurch werden die Ausgaben direkt der richtigen Kostenstelle zugeordnet, während der Budgetrahmen nie überschritten wird. Nach einer getätigten Zahlung werden die Mitarbeiter gebeten, die zugehörigen Belege direkt zu digitalisieren. Dadurch entfallen Rückfragen und das aufwändige Sammeln der Belege am Monatsende und der Monatsabschluss kann im Handumdrehen erledigt werden.

Vorteile einer automatisierten Ausgabenverwaltung

Transparenz
Manuelle Arbeiten fressen nicht nur Zeit, sondern führen auch zu mangelnder Transparenz. Der Stand der Dinge muss stets erfragt werden – rasche und unkomplizierte Updates sind nicht möglich. Die automatisierte Ausgabenverwaltung ermöglicht es, Transaktionen zentral an einem Ort zu sammeln, wo sie in Echtzeit von allen Finanzverantwortlichen einsehbar sind. Die Finanzabteilung kann somit stets überprüfen, in welchem Status sich die Rechnung befindet und behält in Echtzeit einen Überblick über alle Ausgaben. Das sorgt für absolute Transparenz. Durch den im Vorfeld definierten Verwendungszweck und die Personenbezogenheit sind die Ausgaben auch schnell zuordenbar.

Automatische Belegerfassung

Die Ausgabenlösung von Moss sorgt dafür, dass nicht nur alle Zahlungen bequem mit der Firmenkreditkarte beglichen werden können, sondern auch alle Belege direkt hochgeladen werden können. Nach einer Zahlung können Mitarbeiter die Belege per Foto, E-Mail oder Webanwendung digitalisieren, wodurch die Belege automatisch der richtigen Zahlung zugeordnet und vorkontiert werden. Alle Transaktionen und Belege sind anschließend an einem zentralen Ort einsehbar und können dort verwaltet werden – langwierige Suchen und Rückfragen nach bestimmten Rechnungen gehören dank dem automatisierten Rechnungsprozess und der digitalen Erfassung der Vergangenheit an. Die Belege, die für den Monatsabschluss benötigt werden, können anschließend mit einem Klick exportiert werden.

Zeiteinsparung

Der manuelle Monatsabschluss ist sehr zeit- und kostenintensiv. Im Vorfeld müssen alle Belege gesammelt und auf die Vollständigkeit geprüft werden. Das führt vor allem dann zu Stress, wenn Ausgaben getätigt wurden, aber die Belege fehlen. Firmenkreditkarten gestalten diesen Prozess einfacher, da die Erfassung automatisiert wird. Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung sorgt dafür, dass alle relevanten Daten für den Monatsabschluss lückenlos und korrekt erfasst und zentral verarbeitet werden können. Durch die effizienten Abläufe und kürzeren Durchlaufzeiten werden Zeit und Kosten eingespart.

Fazit

Der Monatsabschluss ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensalltags und bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Deshalb sollte die Erstellung nicht außen vor gelassen werden. In vielen Unternehmen wird der Monatsabschluss allerdings noch manuell gehandhabt. Hierbei handelt es sich um einen aufwändigen Prozess, der Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet. Um diesen Ablauf zu optimieren, können ganzheitliche Ausgabenlösungen verwendet werden. Dank der umfassenden Automatisierung und Digitalisierung kommt es zu großen Erleichterungen und der Aufwand für den Monatsabschluss kann auf ein Minimum reduziert werden.

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