Arbeitgeber: Was Sie bei der Zeiterfassung beachten müssen

Laut Europäischem Gerichtshof müssen Unternehmen umfangreiche Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter führen. Grundsätzlich dient dies dem Arbeitgeber langfristig, da weniger Überstunden angehäuft und mehr Ruhezeiten eingehalten werden. Dieser Leitfaden beschäftigt sich mit der Frage, wie Unternehmen ein Zeiterfassungssystem einführen können und was dabei zu beachten ist.

Viele Unternehmen, insbesondere im KMU-Bereich, stehen derzeit vor der Herausforderung, ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Auch wenn die Arbeitsverträge eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden oder weniger vorsehen, entspricht dies oft nicht der Realität. Projekte, Neugründungen, Engpässe oder Unterkapazitäten sind nur einige Gründe, warum oft weit mehr gearbeitet wird, als eigentlich vertraglich vereinbart ist.

Die Überstunden werden dann nicht immer transparent erfasst und vergütet. Dem soll nun mit Zeiterfassungssystemen ein Ende gesetzt werden. Viele Unternehmen nutzen bereits ein solches System, andere müssen es von Grund auf einführen. Hierfür stehen verschiedene digitale Lösungen zur Verfügung. Mobile Anwendungen und Cloud-basierte Dienste sind in vielerlei Hinsicht für eine effiziente Zeiterfassung geeignet.

Dazu sind derzeit u.a. folgende Zeiterfassungslösungen auf dem Markt verfügbar

Apps:
Das Bundesarbeitsministerium bietet die kostenlose "BMAS-App Einfach erfasst" an. Damit lassen sich Pausen schnell erfassen. Die vorgeschriebene Pausenzeit kann anschließend automatisch abgezogen werden.

GPS:
Neben der Zeiterfassung können einige Zeiterfassungstools auch GPS-Daten über die Bewegungen des Mitarbeiters speichern. Rechtlich ist dies jedoch nur zulässig, wenn die Geodaten vom Mitarbeiter selbst bestätigt werden, zum Beispiel durch Freigabe der Start- und Endzeit. Der Einsatz von GPS sollte daher auf freiwilliger Basis erfolgen, nachdem die Mitarbeiter darüber informiert wurden.

Synchronisierung:
Der Arbeitgeber kann einen schnellen Einblick in die Daten gewinnen, wenn die Geräte synchronisiert werden. Auch Projekte oder Fahrtenbücher lassen sich auf diese Weise führen.

Cloud-basierte Dienste:
Wenn die Zeiterfassung nicht über mobile Geräte erfolgen soll, bieten sich auch cloudbasierte Dienste an. Diese können vom PC aus bedient werden, meist über eine virtuelle Stechuhr. Arbeits- und Überstunden können auch im Nachhinein vom Mitarbeiter oder Administrator erfasst werden. Bei einem solchen System sollte bei Arbeitsbeginn und -ende automatisch daran erinnert werden, dass die Arbeitszeiten erfasst werden müssen.

Die Wahl des richtigen Zeiterfassungssystems

Die Frage nach dem besten Zeiterfassungstool für ein bestimmtes Unternehmen lässt sich nicht pauschal beantworten und ist immer mit einem Entscheidungsprozess verbunden. Die folgenden Hilfen können diesen Prozess erleichtern:

1. Mitarbeiter einbeziehen

Bei der Auswahl des Systems sollten auch die Mitarbeiter einbezogen werden. Zentrale Fragen, die es zu klären gilt, können sein:

• In welcher Form werden die Arbeitspläne benötigt?
• Wie sollen die Informationen erfasst werden?

Vergleichen Sie die dafür geeigneten Lösungen.

2. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter

Jedes System hat Vor- und Nachteile. Wenn die eigenen Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem intern definiert sind, fällt es leichter, die Vor- und Nachteile der Lösungen der verschiedenen Anbieter abzuwägen.

3. Erkundigen Sie sich bei Anbietern

Im Rahmen der Anfrage bei den favorisierten Anbietern sollten u.a. folgende Fragen geklärt werden:

• Ist das System ausbaufähig?
• Wie wird der Datenschutz gemäß DSGVO gewährleistet und wie ist das System gegen Datenausfälle und Diebstahl gesichert?
• Welche Garantien und Servicekosten gibt es?

4. Testen Sie das System

Bevor sich ein Arbeitgeber für ein System entscheidet, sollte es im Vorfeld getestet werden. Am besten ist es, die Lösungen mehrerer Anbieter über einen Zeitraum von 6 bis 12 Wochen zu testen. Das Feedback des Teams ist wertvoll für die endgültige Entscheidung.

5. Entscheidung für das beste Zeiterfassungssystem

Aufgrund der Testläufe, Erfahrungen und Rückmeldungen sollte die Entscheidung am Ende nicht allzu schwer fallen.

Ein weiterer Vorteil für den Aufwand: Die Akzeptanz der Mitarbeiter steigt, da sie von Anfang an mit einbezogen wurden. Bei den schnellen Veränderungen in den heutigen Märkten kann es sinnvoll sein, das bestehende System nach einer gewissen Zeit zu erweitern oder durch ein leistungsfähigeres System zu ersetzen.

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