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Die richtige Bürosoftware wählen

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Egal, ob Sie ein kleines, mittelgroßes oder großes Unternehmen leiten – mit der Entscheidung für eine bestimmte Büro-Software legen Sie sich für einige Jahre fest. Daher ist es von essentieller Bedeutung, bereits vor der Anschaffung die richtigen Fragen zu stellen, damit die neue Software kein Reinfall wird, sondern die Mitarbeiter künftig gerne mit dieser arbeiten.

Die Wichtigkeit geeigneter Software

Gerade in den Anfangsphasen einer Unternehmensgründung steht man oft unter Zeitdruck, so dass auf die Schnelle eine Software erworben wird. Später stellt sich dann eventuell heraus, dass einige Funktionen nicht hinlänglich auf ein Unternehmen zugeschnitten sind oder Mängel bestehen. Oftmals steigt ein Unternehmen von einer vorhandenen Software nicht einfach so auf eine neue um, da damit ein

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enormer Arbeitsaufwand verknüpft ist oder befürchtet wird, dass sich die Mitarbeiter nur sehr schwer in neue Programme einarbeiten können oder möchten.

Welche Vorteile bringt eine geeignete Software?

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, sich von Anfang an nach der richtigen Software umzusehen. Mit dieser kann gewährleistet werden, dass die Abläufe im Unternehmen und im Kundenkontakt optimal durchgeführt werden können. Nicht zu unterschätzen ist auch die Tatsache, dass die Funktionalität und Bedienbarkeit einer Software entscheidenden Einfluss auf die Arbeitsleistung von Mitarbeitern hat. Eine gute Software fordert zudem die Leistungsbereitschaft, Motivation und Produktivität. Desto einfacher und verständlicher sie aufgebaut ist, desto niedriger fallen die Trainingskosten aus und desto größer kann die Leistungssteigerung und Sicherheit ausfallen. Außerdem sollten Unternehmer
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die Folgekosten für Administration und Support im Auge behalten. Eine gute Software erhöht auch die Wirtschaftlichkeit.

Eine ideale Büro-Software sollte von allen Abteilungen eines Unternehmens gleichermaßen gut genutzt werden können, sie sollte also auf die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens zugeschnitten sein. Einige Unternehmen nutzen für jede Abteilung ein eigenes System, was das Arbeiten oftmals sehr ineffizient und unübersichtlich macht. Es gibt heutzutage jedoch Büro-Software, die alle Funktionen vereint, wie das Warenwirtschaftssystem von bizSoft. Mit einer solchen Software lassen sich Angebote und Rechnungen schreiben, Bestellungen managen, Adressen, Artikel und Lagerstandorte verwalten sowie Lieferscheine ausfüllen, Statistiken führen und vieles mehr. Mit einer solchen allumfassenden Software kann man sich sowohl auf das Kerngeschäft konzentrieren als auch über alle

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Vorgänge im Unternehmen im Bilde sein.

Schritte, um die richtige Software zu wählen

Vor der Anschaffung einer neuen Software sollten sich Unternehmer einige Fragen stellen und Punkte notieren, um sicherzustellen, dass das richtige Produkt erworben wird:

  • Wie viele Mitarbeiter sollen die Software in Zukunft benutzen?

  • Gibt es verschiedene Abteilungen?

  • Sind Abgrenzungen in den Benutzerrechten erforderlich?

  • Lizenzkosten für Mehrplatzmodelle berücksichtigen!

  • Anforderungen der Software an Clients und Server prüfen!

  • Ist die Software auch offline verfügbar?

  • Können Datenbestände für den mobilen Zugriff auf Notebooks eingerichtet werden?

  • Schnittstellen an andere Programme prüfen

  • Ist die Erstellung von Formularen schnell und einfach möglich?

Eine Software alleine kann sicherlich keine Probleme lösen, dennoch können Projekte, Aufgaben, Aufträge etc. mit den richtigen Tools wesentlich einfacher, effizienter und günstiger abgewickelt werden als mit den falschen. Sichern Sie sich jetzt Ihr kostenloses Buch:
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